Jesteś sfrustrowany, ponieważ nie zrobiłeś wystarczająco dużo.
Nie jesteś sam. Brak czasu (i brak zarządzania czasem) to epidemia i wirus trawiący twoją produktywność.
Jasne, istnieją tysiące sposobów na zarządzanie czasem . Smartfony, planery, tablice – jest mnóstwo narzędzi. Ale jeśli nie rozważysz i nie udoskonalisz jednej zmiennej, która jest taka sama w każdym scenariuszu zarządzania czasem, żadna ilość narzędzi, taktyk ani gadżetów ci nie pomoże.
Tą zmienną jest twój umysł. Kluczowe jest to, jak myślisz o czasie i jak go organizujesz w swoim umyśle.
Wiesz już, że przeskakiwanie od jednej rzeczy do drugiej, od projektu do projektu, gaszenie pożarów może być ekscytujące, ale na dłuższą metę nie jest ani trwałe, ani produktywne. Oto kilka sposobów, jak myśleć o czasie i zrobić więcej.
1. Poświęć dwie minuty na wyobrażenie sobie swojego produktywnego dnia.
Zanim wstaniesz z łóżka lub zaczniesz swoją poranną rutynę, umów się na spotkanie z umysłem. Poświęć dwie minuty na wyobrażanie sobie spokojnego, produktywnego dnia. Wyobraź sobie, że reagujesz na sytuacje awaryjne z łatwością i gracją, pracujesz pilnie i w skupiony sposób nad swoimi projektami, obsługując wszystkie e-maile i wiadomości przychodzące. Wyobraź sobie siebie z czystym biurkiem, spotkaniami przynoszącymi rezultaty i szczęśliwym usposobieniem.
2. Stwórz motyw przewodni i osobistą obietnicę.
Może pracujesz nad wieloma projektami i wszystkie wymagają Twojej uwagi. Możesz stworzyć motyw na swój dzień, który będzie przypominał Ci, jak podejść do tych zadań, a nie jak je wykonać. Wyjmij karteczkę (lubię te jasnoróżowe) i napisz:
„Dzisiaj mój temat to __________” i wypełnij puste miejsce, podając, jak podejdziesz dzisiaj. Może twoim tematem jest „pozytywność”, „spokój”, „łaska”, „szybko” lub „skupienie”. Przyklej go w miejscu, w którym możesz odwoływać się do niego przez cały dzień, aby przypomnieć ci o osobistej obietnicy dotyczącej tego, jak będziesz dzisiaj.
Możesz też zrobić motyw na tydzień, miesiąc, rok, a nawet godzinę! Tematy są luźniejsze niż cele, ale pozwolą Ci śledzić projekty i zachować spokój i równowagę przez cały czas.
3. Umawiaj się ze sobą na spotkania.
Aby szanować siebie i swój czas, umawiaj się ze sobą na spotkania w kalendarzu. I zachowaj je. Czasami spotkanie z samym sobą będzie po prostu godziną, aby zająć się niektórymi zadaniami. W porządku, o ile szanujesz siebie tak bardzo, jak szanujesz kogokolwiek innego podczas spotkania. Nie ulegaj pokusie, aby anulować na siebie z powodu czyjejś nagłej sytuacji.
Co więc robisz, gdy ktoś dzwoni, aby umówić się na spotkanie w wyznaczonym przez Ciebie terminie? Powiedz im, że jesteś zajęty i zaproponuj inny czas. Jeśli obawiasz się, że możesz stracić klienta lub okazję, pomyśl o tym w ten sposób. Kiedy umawiasz się na wizytę u dentysty, mówisz im, kiedy tam będziesz i oczekujesz, że będą żonglować, czy też dopasowujesz wizytę do ich harmonogramu i dostępności?
Dentysta mówi dokładnie, o jakich porach możesz usiąść na jego krześle – nie jest odwrotnie. Z tobą powinno być tak samo.
4. Zaplanuj swój tydzień według rodzajów zadań.
Najpierw określ rodzaje zadań, które wykonujesz regularnie. Mogą to być sprawy administracyjne, e-mail, pisanie wniosków, spotkania i tak dalej. Zaplanuj regularne bloki czasu na wykonywanie tego typu zadań. Umawiaj się na wizyty z klientami rano i oddzwaniaj po południu. Umieść te bloki czasowe w swoim kalendarzu i trzymaj się ich, aby uzyskać maksymalną produktywność.
5. Lub zaplanuj swój tydzień według rodzajów czasu.
Istnieją cztery rodzaje czasu: Czas skupienia, Elastyczny, Rodzinny i Czas wolny. (Tak, jest czas wolny, ale trzeba go stworzyć – to się nie zdarza).
Skupienie i Elastyczny czas są najczęściej wykorzystywane w pracy. Zaplanuj skupienie lub nieprzerwany czas na godzinę. Następnie wyłącz wszystko, co rozprasza uwagę i zabierz się do pracy. Czas dla rodziny jest oczywisty. Poświęć czas rodzinie na utrzymanie równowagi i szczęścia w twoim życiu. Wolny czas oznacza wolny od tego, co ty mieć robić i robić to, co ty chcieć do zrobienia.
Poinformuj swoich współpracowników i każdego, kto może Ci przeszkadzać podczas Focus Time, o swoich planach. Możesz chcieć mieć specjalny sygnał „nie przeszkadzać” lub wieszak na drzwi, jakiś widoczny znak, że masz nieprzerwany czas i będzie dostępny później.
6. Trenuj swój mózg, aby zabrał się do pracy w czasie skupienia.
Opracuj rytuał, który ćwiczy twój mózg, aby przejść do czasu skupienia. Muzyka działa dobrze. Użyj zestawu słuchawkowego i wybierz muzykę, która nie zawiera słów, a jedynie uspokajające dźwięki. Rozpocznij muzykę tuż przed skoncentrowaniem się. Rób to za każdym razem, a wkrótce będziesz mógł skupić się za każdym razem, gdy gra muzyka.
Zrób te kilka rzeczy lub po prostu zacznij od jednej, a Twoja produktywność wzrośnie.
