Warstwy zarządzania . Czy. Zabijanie. Ty.
Przynajmniej tak myślałeś o denerwujących, biurokratycznych sposobach działania Twojej firmy, dopóki nie przeczytałeś tego artykułu.
To dlatego, że okazuje się, że wpływ jest jeszcze gorszy niż myślałeś (jak masło na popcornu w kinie).
Nowe badania zgłoszone w Harvard Business Review ujawnia głębię szkód, jakie twoja powolna, niezmiernie biurokratyczna firma pozostawia w swoim niewygodnym śladzie. Najpierw kilka wyników, których można się spodziewać:
- Biurokracja się rozszerza, a nie kurczy. Dwie trzecie respondentów biorących udział w badaniach stwierdziło, że w ciągu ostatnich kilku lat doświadcza ich więcej niż mniej.
- Wszyscy jesteśmy na dnie tortu. Przeciętny respondent badania stwierdził, że ma ponad 6 warstw zarządzania nad sobą.
- Biurokracja prowadzi do marnowania czasu bez wartości dodanej. Średnio jeden zdumiewający dzień w tygodniu traci się na „karmieniu maszyny”.
- Biurokracja zabija prędkość. Dwie trzecie zgodziło się z tym i strzela do 80% w dużych organizacjach (powyżej 5000 pracowników).
- Biurokracja prowadzi do wpatrywania się w pępek (w przeciwieństwie do skupienia na zewnątrz). Jak wykazały badania: „Respondenci ankiety poświęcają 42% swojego czasu na sprawy wewnętrzne – rozwiązywanie sporów, kłótnie o zasoby, rozwiązywanie problemów personalnych, negocjowanie celów i inne żmudne zadania domowe”.
- Biurokracja tłumi innowacje. „Dziewięćdziesiąt sześć procent respondentów pracujących w firmach zatrudniających ponad 1000 pracowników stwierdziło, że rozpoczęcie nowej inicjatywy przez pracownika pierwszej linii nie jest łatwe lub bardzo trudne”.
Teraz część zaskakująca:
W organizacjach biurokratycznych osoby najbliższe klientowi czują się najmniej wzmocnione.
Zgadza się. Osoby pracujące w obsłudze klienta, sprzedaży, badaniach i rozwoju, produkcji i logistyce, prawdopodobnie pracownicy, którzy muszą być najbardziej responsywni, zgłaszali, że czują się najbardziej obciążeni brakiem upodmiotowienia.
To jest problem.
A co, jak wykazały badania, jest główną przyczyną tych wszystkich pęcherzy wywołanych biurokracją?
Menedżerowie wyższego szczebla niechętnie oddają władzę i kontrolę. Brak wzmocnienia i przyznania autonomii.
Jeśli jesteś wystarczająco starszym menedżerem, który nie daje uprawnień lub pracownikiem, który go nie otrzymuje - oto pomoc.
Podejmij inicjatywę opracowania „Porozumienia o autonomii”. Jest to dokument lub dyskusja, która formalizuje zasady zaangażowania i działania w przekazywaniu władzy – czyniąc inicjację bardziej komfortową i czytelną dla dającego i odbiorca.
Umowa składa się z trzech części:
1. Budowa.
Tutaj nakreślasz oczekiwania dotyczące pracy związanej z upoważnionym zadaniem (zadaniami). Zgadzasz się na konkretną pracę do wykonania, cele, cele i mierniki sukcesu. Ustalasz również jasne parametry dotyczące zakresu przyznanej autonomii.
Parametry znacznie zmniejszają prawdopodobieństwo, że menedżer martwi się, że upoważnieni posuną się za daleko i przekroczą swoje uprawnienia decyzyjne.
2. Rozważanie.
Ta część umowy oznacza, że upoważniony informuje o tym osobę delegującą. Osoba delegująca będzie wtedy mogła w razie potrzeby wesprzeć decyzje pracownika i lepiej odpowiadać na pytania z jego łańcucha dowodzenia.
Poinformowani menedżerowie są również mniej nerwowymi menedżerami i będą mniej kuszeni do wstawiennictwa.
3. Konsultacje.
Ta ostatnia część umowy określa decyzje, które będą wymagały konkretnych konsultacji ze strony delegującego. Menedżerowie muszą być odważni w przepychaniu uprawnień do podejmowania decyzji w organizacji, przy jednoczesnym zachowaniu mechanizmu przekazywania swojego wkładu, jeśli jest to naprawdę konieczne.
Konsultacje pozwalają również pracownikom zdobyć praktykę w podejmowaniu trudnych lub ważnych decyzji, jednocześnie podnosząc jakość decyzji i uzyskaną pewność siebie. Kluczem jest tutaj, aby zacząć od bycia odważnym i bardzo wybiórczym w ocenie, które sytuacje naprawdę wymagają konsultacji.
Biurokracja to niezbyt cichy zabójca w organizacji. Zaatakuj go pragmatycznie, ale dogłębnie i uwolnij pełen potencjał swojej organizacji.
