Propozycja biznesowa to pisemny dokument wysyłany do potencjalnego klienta w celu uzyskania określonej pracy. Propozycje mogą być zamówione lub niezamówione. Klient może po prostu poprosić o propozycję projektu w trakcie rozmowy sprzedażowej, mówiąc: „Wiesz, to brzmi interesująco. Może prześlesz mi propozycję w tej sprawie. W innych przypadkach propozycja może być formalną akwizycją, zwykle nazywaną RFP (zapytanie ofertowe). RFP są prawie zawsze dokumentami. Określają oferowany produkt lub usługę, wymagane kwalifikacje oraz termin składania wniosków. Zamówione propozycje oznaczają oczywiście, że klient już zdecydował się na zakup. Do zrobienia pozostaje tylko wybór dostawcy. Natomiast niezamówiona propozycja to często prezentacja sprzedażowa ubrana w inny płaszcz – ale propozycja jest skierowana konkretnie do dobrze zdefiniowanej i ograniczonej działalności. Przykładem niezamówionej propozycji jest złożenie wydawcy szkicu książki, uzasadniającego popularność tematu, nowatorstwo podejścia i zalety autora.
Propozycje biznesowe należy odróżnić od szacunki . W wielu dziedzinach, w których działa mała firma, szacunki służą temu samemu celowi, co propozycja. Są dokumentem, który spina sprzedaż pokrycia dachowego, robót brukarskich lub comiesięcznego sprzątania domu. Ale tam, gdzie stosuje się szacunki, ustalane są również kwalifikacje sprzedawcy i jego metoda wykonania pracy, ale innymi sposobami — zazwyczaj podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub rozmowy handlowej. Czasami zakłada się, że sprzedawca pasuje do pracy, ponieważ firma cieszy się już dobrą opinią. Z drugiej strony propozycje dotyczą zwykle złożonych lub nietypowych usług jednorazowych, takich jak zagospodarowanie terenu w parku, badanie rynku lub budowa rafinerii. W takich przypadkach podejście do zlecenia, projekt, realizacja, harmonogram, a nawet estetyka wymagają czegoś więcej niż tylko kosztorysu.
Wiele firm usługowych działa wyłącznie w oparciu o ofertę. W innych przypadkach propozycja jest czasami wymagana, czasami nie. W dziedzinach wysoce technicznych propozycja może być wypełniona suchymi wykazami specyfikacji technicznych i/lub szczegółów procesu. Należy jednak pamiętać, że propozycje są zawsze na pierwszym miejscu dokumenty sprzedaży .
ELEMENTY PROPOZYCJI BIZNESOWEJ
W większości branż propozycje mają dobrze zdefiniowany format specyficzny dla branży. Przykładem może być świadczenie usług okablowania elektrycznego dla dużego wieżowca lub wylewanie fundamentów pod rozwój podmiejski. W takich przypadkach oferent powinien najpierw uzyskać stare oferty i postępować zgodnie ze strukturą zwykle stosowaną przez jego branżę na tym rynku. W zawodach takich jak architektura i architektura krajobrazu, prezentacja wizualna, a czasem nawet modelka, ma kluczowe znaczenie dla sprzedaży. To samo dotyczy propozycji reklamowej. W tych trzech obszarach – są też inne – rzeczywista prezentacja jest zwykle spotkaniem. Każdy dokument ma charakter uzupełniający i skłania się do podsumowania prezentacji dodatkowymi tzw. „tablicą kotłową”, czyli szczegółami administracyjnymi.
Poniżej omówiono bardziej ogólne propozycje, zwykle związane z badaniami, ankietami lub czynnościami usługowymi (np. usługi ochrony kompleksu magazynowego). W takich propozycjach obowiązuje następująca ogólna struktura.
Wszystkie propozycje składają się z co najmniej dwóch odrębnych części: listu przewodniego i samego dokumentu propozycji. Ponadto czasami jeden lub więcej załączników może zawierać wykresy, wykresy, fotografie, mapy i tak dalej. Krótkie propozycje, zwane czasami „propozycjami listów”, łączą pierwsze dwa fragmenty w jedno zgłoszenie, zwykle o maksymalnej długości sześciu do ośmiu stron.
list motywacyjny służy jako dokument przekazu. Wielu oferentów korzysta również z listu przewodniego, aby przedstawić w bardzo skróconej formie istotę oferty, podkreślić kwalifikacje oferenta, podać cenę i poprosić o zamówienie.
dokument propozycji zwykle ma następującą strukturę:
- Strona tytułowa. Ta część zazwyczaj zawiera Twoje imię i nazwisko oraz nazwę Twojej firmy, nazwisko osoby lub firmy, której wniosek jest składany, oraz datę złożenia.
- Spis treści. Chociaż zwykle nie są one konieczne w przypadku krótszych wniosków, są one czasami wykorzystywane w przypadku złożonych wniosków formalnych. W przypadkach, w których różne działy klienta będą osobno przeglądać części dokumentu, spis treści jest pomocnym sposobem szybkiego poprowadzenia czytelnika do takich tematów, jak elektryczne, konstrukcyjne, ogrzewanie i chłodzenie (w projekcie budowlanym) ¦ lub żywność Usługi, muzyka, rozrywka, usługi transportowe (w projekcie organizacji festiwalu).
- Podsumowanie wykonawcze. Podsumowanie może być zawarte tutaj lub może być przekazane w liście przewodnim.
- Oświadczenie o problemie/kwestii/pracy. W tej sekcji powtórzono, w przeformułowany sposób, cele i zadania klienta zgodnie z interpretacją oferenta. Włączenie tego ponownego przedstawienia problemu jest cenne, ponieważ pozwala pokazać klientowi, że oferent prawidłowo rozumie problem.
- Podejście. W tej części oferent podsumowuje proponowane przez siebie podejście do rozwiązania problemu klienta lub wykonania niezbędnego zadania. Proponowane podejście jest często kluczem do zdobycia pracy – jeśli cena jest odpowiednia – ponieważ pokazuje unikalne środki, sposoby myślenia lub techniki, dlaczego rozwiążą problem i dlaczego są lepsze od alternatyw. Sekcja nie musi być szczegółowa. Szczegóły pozostawiono do Metodologii. Przedstawia jednak strategiczne elementy propozycji i przemawia na ich korzyść.
- Metodologia. W tej części opisano szczegółowo, w jaki sposób podejście będzie realizowane. Poziom szczegółowości powinien wystarczyć, aby w przekonujący sposób przekazać klientowi, co się wydarzy, bez wikłania się w drobiazgi.
- Kwalifikacje oferenta. Sekcja przedstawia dokumentację, dlaczego tego oferenta należy wybrać na podstawie kwalifikacji, historii i pomyślnego wykonania podobnych prac w przeszłości.
- Harmonogram i benchmarki. Główne elementy pracy są tutaj wyświetlane na osi czasu. W razie potrzeby identyfikowane są określone punkty odniesienia, które wskazują pomyślną realizację celów pośrednich.
- Propozycja kosztów, harmonogramy płatności i kwestie prawne. Oferent kończy, przedstawiając cenę tak szczegółowo, jak jest to wymagane w zapytaniu ofertowym. Zawsze rozsądnie jest dokładnie wskazać, kiedy oferent spodziewa się uzyskać częściowe płatności w miarę postępu prac. Jeśli w grę wchodzą kwestie prawne, można je umieścić tutaj. Jeśli są długie, mogą zasłużyć na osobną sekcję.
UDANE PROPOZYCJE
Udane propozycje to przede wszystkim to, co klienci opisują jako „responsywne”, co oznacza, że oferent odrobił swoją pracę domową, dokładnie zna potrzeby i aspiracje klienta oraz uważnie odpowiedział na wszystkie aspekty zapytania ofertowego. Responsywność jest ostatecznie o wiele ważniejsza, a wszystko inne równe, niż atrakcyjność wizualna prezentacji, a nawet płynność jej pisania. Piękna i dobrze napisana propozycja, która pomija lub ignoruje kluczowe elementy projektu klienta, przegra z nudną propozycją, która w przeciwnym razie jest responsywna. Pisanie w Dziennik Biznesowy Los Angeles , Sharon Berman zauważyła, że „Odrabianie pracy domowej i dokonywanie wymaganych przygotowań może wiele zmienić. Jest to szczególnie ważne w świetle ogromnego czasu i wysiłku potrzebnego do przygotowania profesjonalnej propozycji. Spotkanie z kluczowymi decydentami z wyprzedzeniem i zadawanie pytań sondujących, aby dokładnie określić, czego szukają, to minimalne przygotowanie. Nie trzeba dodawać, że konkurencyjna cena jest niezmiennie ostatecznym wyznacznikiem między równorzędnymi rywalami.
BIBLIOGRAFIA
Berman, Szaron. „Jak tworzyć propozycje biznesowe, które przyciągają klientów”. Dziennik Biznesowy Los Angeles . 3 stycznia 2000 r.
Gilliam, Stacy. – Wzmocnij swoją propozycję. Czarne przedsiębiorstwo . Czerwiec 2005.
Sant, Tom. Przekonujące propozycje biznesowe . AMACOM, 1 grudnia 2003 r.
