Są dni, kiedy czuję, że tonę w e-mailach. Po prostu nie mogę odpowiedzieć na wszystkie w odpowiednim czasie. Kiedy więc w końcu uda mi się wygospodarować czas na odpowiedź na te e-maile, moje palce automatycznie zaczynają pisać to zdanie: „Przepraszam za opóźnioną odpowiedź...”.
Wiem, że nie jestem sam.
Te pięć słów stało się tak powszechne w kulturze e-mailowej, że były nawet tematem niedawnej satyrycznej kolumny Shouts & Murmurs w Nowojorczyk autorstwa Susanny Wolff.
Przepraszam za spóźnioną odpowiedź. Otworzyłem twój e-mail na telefonie, gdy moja randka była w łazience, ale potem zobaczyłem, że wymaga więcej niż odpowiedzi „tak” lub „nie”, uznałem, że to za dużo pracy, oznaczyłem jako nieprzeczytany, a następnie do tej pory zupełnie o tym zapomniałem!
Chęć dołączenia języka przepraszam za opóźnioną odpowiedź do każdego e-maila, na który odpowiadam, jest silna. Nawet jeśli odpowiadam tak szybko, jak następnego dnia, czuję, że chce mi się przeprosić za spóźnioną odpowiedź.
Musimy przestać to mówić, jak wskazuje Melissa Dahl Nauka o nas . Ponieważ e-maile rzadko są na tyle pilne, aby wymagały przeprosin za odpowiadanie na nie z opóźnieniem. Prawdziwy problem z przeprosinami za nieodpowiadanie od razu na każdy e-mail? Ustanawia precedens, że mamy natychmiast odpowiadać na każdy e-mail. Jeśli odpowiesz w rozsądnym terminie, za co mam przeprosić?
Ale skoro przepraszam za spóźnioną odpowiedź jest tak powszechne, jak możemy przełamać ten nawyk? Oto kilka pomysłów.
Zablokuj czas na wysyłanie e-maili
Nie możemy od razu odpowiadać na wszystkie przychodzące e-maile. Prowadzi to nas do ściskania tych odpowiedzi, gdy tylko mamy czas, co może zająć trochę czasu, co może nas zaprowadzić w niebezpieczną pułapkę „przepraszam za opóźnioną odpowiedź”.
Zamiast tego spróbuj zablokować określoną godzinę każdego dnia, w którym odpowiadasz na e-maile. Postępując zgodnie z systemem list zadań do wykonania blokujących czas, wyznaczasz określone okresy dnia na określone zadania. Nie musisz odpowiadać natychmiast na tego e-maila ani pamiętaj, aby odpowiedzieć później. Zamiast tego odpowiedz w przedziale czasu przeznaczonym na wysyłanie e-maili. „Kiedy wszystkie nasze zadania mamy określone w określonej dacie, godzinie i czasie trwania, śpimy spokojniej, wiedząc, że wszystko, co trzeba zrobić, jest na swoim miejscu” – powiedział Kevin Kruse, ekspert ds. zarządzania czasem. Szybka firma .
Po prostu przestań przepraszać
Jeśli chcesz iść na zimne indyki i przestać przepraszać raz na zawsze, możesz skorzystać z wtyczki do Gmaila do Chrome. To trochę jak sprawdzanie pisowni, ale zamiast wyłapywać błędy ortograficzne, wyłapuje dokładne słowa, takie jak „przepraszam” i „tylko”. Nazywa Po prostu nie przepraszam , wtyczka ostrzeże Cię, jeśli wpiszesz wiadomość e-mail i wpiszesz „przepraszam”, bez zastanawiania się, dlaczego przepraszasz.
Połóż ciężar na nadawcy
Niektóre e-maile mogą wymagać szybkiej odpowiedzi. Ale ciężko jest przebrnąć przez morze, które jest twoją skrzynką odbiorczą i dokładnie wiedzieć, które to są.
Tak więc ekonomista behawioralny Dan Ariely znalazł rozwiązanie. Aby pomóc w ustaleniu pilności około 300 e-maili, które otrzymuje dziennie, jego automatyczna odpowiedź prosi nadawcę o wypełnienie formularza. W formularzu nadawca musi podać więcej szczegółów na temat swojej prośby, w tym do kiedy oczekuje odpowiedzi. Ile osób wymaga natychmiastowej odpowiedzi? Tylko dwa procent.
„Dzięki e-mailom traktujemy wszystko tak, jakbyśmy się spieszyli” – powiedział Ariely, gdy był gościem Bloomberga Plan gry podcast. „Istnieje ogromna różnica między ważnymi a pilnymi”.
