W mojej skrzynce odbiorczej znajdują się teraz 93 e-maile, z których 15 jest nieprzeczytanych. Ile masz?
W ciągu ostatnich kilku lat Inbox Zero stał się popularną techniką zarządzania czasem. Opracowany przez Merlina Manna, Inbox Zero zaleca utrzymywanie pustej skrzynki odbiorczej przez cały czas. Zwolennicy Inbox Zero chwalą się, że są lepsi od reszty z nas. Ponieważ są w stanie utrzymać pustą skrzynkę odbiorczą, osiągnęli uporządkowany mózg i mogą lepiej skoncentrować się na ważnych rzeczach.
To doprowadza mnie do szału. Inbox Zero to kompletna strata czasu. Uważam się za eksperta tylko w kilku sprawach na tym świecie, a zarządzanie czasem jest jedną z nich. Posiadanie aktualnej i minimalnej skrzynki odbiorczej jest naprawdę cenne, ale upewnianie się, że moja skrzynka odbiorcza codziennie jest zerowa, jest marnotrawstwem i rozpraszaniem.
Oto pięć technik zarządzania czasem, które wybrałbym w Inbox Zero każdego dnia tygodnia:
1. Bumerang
Boomerang to rozszerzenie Gmaila. Jest to najlepsze narzędzie do zarządzania czasem, jakie odkryłem w swojej karierze zawodowej. Jeśli oczekujesz na odpowiedź z wysłanej wiadomości e-mail, możesz wybrać, aby ta wiadomość pojawiła się u góry skrzynki odbiorczej w wybranym przez siebie terminie i godzinie, jeśli do tego czasu nie otrzymasz odpowiedzi. Możesz także skomponować wiadomość e-mail o dowolnej porze dnia i wysłać ją w późniejszym terminie. Często piszę e-maile o 23:00 lub 6 rano i używam Boomerangu, aby wysyłać je w godzinach pracy, aby nie przeszkadzać moim kolegom z drużyny.
2. Trello
Trello to bezpłatne narzędzie do zarządzania zadaniami, dostępne zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach mobilnych. Trello umożliwia nadawanie priorytetów zadaniom i tworzenie różnych list. Możesz mieć listę „Do zrobienia dzisiaj”, listę „Połączeń do wykonania” i nie tylko. Możliwości są nieograniczone.
Możesz nawet przekazać dowolny e-mail do Trello. Na tablicy Trello kliknij „Pokaż menu”, następnie „Więcej”, a następnie „Ustawienia poczty e-mail do tablicy”. Znajdziesz unikalny adres e-mail. Przesyłaj wiadomości e-mail na ten adres e-mail, a zostaną one dodane do Twojej tablicy Trello.
Jest to bardzo przydatne w przypadku wszystkich e-maili, które w rzeczywistości są elementami „do zrobienia” i które niekoniecznie są wrażliwe na czas, ale którymi chcesz się zająć w pewnym momencie.
3. Filtry e-maili i rezygnacja z subskrypcji
Oba służą temu samemu celowi – pomiń skrzynkę odbiorczą. Rezygnacja z subskrypcji list e-mailowych wymaga czasu, ale jest to ogromna oszczędność czasu i warta zainwestowania. W przypadku wiadomości e-mail, które chcesz otrzymywać, ale których nie musisz czytać, takich jak kupony do ulubionych sklepów i list adresowych, skonfiguruj filtr wiadomości e-mail, aby pominąć skrzynkę odbiorczą i przejść bezpośrednio do etykiety wiadomości e-mail.
Mam etykietę „Rabaty i oferty”. W ten sposób, ilekroć szukam rabatu, po prostu przechodzę do tego folderu i sprawdzam, co jest dostępne.
4. Lista trzech najlepszych
Czytanie e-maili na bieżąco jest całkowicie arbitralne i reaktywne – przeciwieństwo priorytetowego i proaktywnego.
Zamiast być przykuty do e-maila przez cały dzień, każdego ranka sporządź listę trzech najważniejszych zadań biznesowych i trzech najważniejszych zadań osobistych, które zamierzasz wykonać do końca dnia. Moje trzy najlepsze listy przechowuję w Trello. Papier również działa, podobnie jak każde inne miejsce, które wybierzesz do przechowywania listy. Zadania powinny być na tyle małe, aby można je było wykonać.
Jeśli musisz napisać recenzję wydajności, która ma być gotowa za tydzień, trzy najważniejsze zadanie może polegać na poświęceniu na nią 30 minut dzisiaj.
5. Wyłącz WSZYSTKIE powiadomienia e-mail
Wiesz, kim jesteś – jeśli nie możesz prowadzić rozmowy bez sprawdzenia telefonu lub zegarka, obiecaj, że poświęcisz dziś 10 minut i wyłączysz powiadomienia.
Uważam, że na laptopach powinno być zero powiadomień, a na telefonach tylko powiadomienia sms. Ciągłe otwieranie wiadomości e-mail tylko po to, aby natychmiast odpowiedzieć lub usunąć ją ze skrzynki odbiorczej, nawet jeśli zamierzasz użyć Boomerang, aby odłożyć ją na inny dzień, wymaga ciągłego przełączania zadań.
Badania wykazały, że wielozadaniowość jest nieefektywna, a ci z nas, którzy potrafią skupić się na jednym zadaniu, mają ogromną przewagę. Jeśli nie możesz się zmusić do wyłączenia wszystkich powiadomień, wyłącz tyle, ile możesz.
6. Po prostu powiedz nie
I na koniec, jeśli wszystko inne zawiedzie, po prostu powiedz nie. To mit, że musisz spełniać wszystkie prośby.
Nie bądź niegrzeczny i duchowy, ale jeśli masz zadanie, które nigdy nie wydaje się być wystarczająco ważne do wykonania w tym tygodniu, powiedz tej osobie, że po prostu nie możesz jej pomóc. Lub wymyśl sposób, aby im pomóc, co zajmie Ci pięć minut lub mniej czasu. A jeśli znasz kogoś, kto może docenić możliwość wykonania zadania, sprawdź, czy możesz współpracować i zaangażować innych do podjęcia pracy.
