Dzielenie pracy to elastyczna opcja pracy, w której dwóch lub więcej pracowników dzieli jedną pracę. Na przykład jedna osoba może pracować na określonej pozycji w poniedziałek i wtorek, a druga osoba może zajmować to samo stanowisko w czwartek i piątek. Obie osoby mogą pracować w środę i wykorzystać ten czas na aktualizowanie się nawzajem o aktualnym statusie różnych projektów, nad którymi współpracują. Możliwe są również różne inne aranżacje.
Dzielenie pracy jest nieco kontrowersyjną alternatywą dla telepracy, elastycznych godzin pracy, skróconych tygodni pracy i innych rozwiązań stosowanych przez firmy, aby zapewnić swoim pracownikom większą elastyczność w zakresie harmonogramów pracy bez zwiększania kosztów i przy zachowaniu produktywności. Dzielenie pracy to opcja dla pracowników, którzy chcą pracować nieco krócej. W wielu przypadkach stanowisko dzielenia pracy wymaga, aby zaangażowane osoby były skłonne do kontaktu w ciągu tygodnia pracy, nawet w dni, w których nie pracują, aby można było odpowiedzieć na pytania, a koordynacja między dwiema lub więcej osobami dzielącymi stanowisko jest zmaksymalizowana .
Zgodnie z artykułem w Zarządzanie planami świadczeń Magazyn „Współdzielenie pracy osiągnął szczyt w 2001 r., kiedy 26 procent firm zaoferowało to jako elastyczną opcję pracy, zgodnie z niedawnym raportem Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Liczba firm, które zezwalają na dzielenie pracy spadła do 17 procent w 2004 roku, aw 2005 do 19 procent, jak podało badanie SHRM”.
Dzielenie pracy oferuje małym firmom szansę na zatrzymanie cenionych pracowników, którzy zbliżają się do emerytury lub zakładają rodziny i rozważyliby odejście, gdyby nie udostępniono bardziej elastycznych opcji. Dzielenie pracy może również pomóc wyeliminować potrzebę szkolenia nowych pracowników, jeśli ceniony pracownik odejdzie z firmy. Dzielenie pracy może wydawać się onieśmielające dla menedżerów, którzy mogą obawiać się, że może to doprowadzić do zamieszania, większej ilości papierkowej roboty i wielu innych kłopotów. Jeśli istnieje odpowiedni plan i każdy pracownik, który dzieli pracę, jest odpowiedzialny za swoje obowiązki, można jednak uniknąć tych problemów.
PLANOWANIE STANOWISKA DZIELENIA PRACY
Aby program dzielenia się pracą odniósł sukces, należy wprowadzić solidny plan, aby zapewnić prawidłowe wykonanie pracy. Menedżerowie muszą zwracać szczególną uwagę na działanie systemu. Konieczna jest solidna komunikacja między partnerami w pracy a kierownictwem, a także innymi pracownikami, którzy nie uczestniczą w programie dzielenia się pracą. Wykonane właściwie, dzielenie pracy może prowadzić do wysokiego poziomu produktywności — być może nawet wyższego niż poziom wniesiony przez pojedynczego, tradycyjnego pracownika.
Pierwszym krokiem we wdrażaniu programu dzielenia się pracą jest podjęcie decyzji, czy praca może być dzielona i czy są prawdopodobni kandydaci, z którymi można się nią podzielić. Najczęściej ci kandydaci już istnieją w firmie, chociaż potencjalni pracownicy mogą być rekrutowani z zewnątrz. Oferty pracy z jasno określonymi indywidualnymi zadaniami są najlepsze do dzielenia się pracą. Te, które są bardziej złożone, mają tendencję do niepowodzenia w tego typu układzie. Przede wszystkim kierownictwo musi być zaangażowane w program dzielenia się pracą, podobnie jak uczestniczący w nim pracownicy.
Przed rozpoczęciem programu dzielenia się pracą należy zająć się kilkoma konkretnymi kwestiami. Obejmują one:
- Wyjaśnij, w jaki sposób wynagrodzenie za stanowisko zostanie podzielone między osoby dzielące pracę i w jaki sposób zostaną pokryte godziny.
- Ustalenie podziału urlopów i dni chorobowych pomiędzy uczestników.
- Ustanowienie podziału świadczeń pracowniczych, który zapewnia obu stronom pewne pokrycie, ale nie kosztuje firmy dwa razy więcej, niż poniosłaby w przypadku pojedynczego pracownika.
- Doprecyzuj szczegóły dotyczące tego, kto będzie odpowiadał za jakie elementy pracy.
- Zdefiniuj z wyprzedzeniem, w jaki sposób ocena zatrudnienia będzie obsługiwana, aby osoby dzielące pracę wiedziały, w jakim stopniu ich ocena będzie oparta na produkcie pracy drugiej osoby dzielącej pracę.
Ze względu na potrzebę bliskiej współpracy, osoby dzielące pracę powinny mieć wpływ na decyzję, z kim chcą dzielić pracę. Według autorów artykułu Zarządzanie Planami Świadczeń „Uczestnicy pracy powinni znaleźć własnych partnerów. To od potencjalnego współdzielącego pracę, a nie od pracodawcy, zależy znalezienie współpracownika, który chce dzielić pracę”. Idą na jeden, aby wyjaśnić, że pracodawcy będą musieli być zaangażowani w tę decyzję, aby mogli upewnić się, że partnerzy pracy są na tym samym poziomie kariery i są kompatybilni. Wreszcie sytuacja dzielenia się pracą musi przynosić korzyści zarówno firmie, jak i zaangażowanym pracownikom.
DZIELENIE PRACY I PRACOWNICY
Ważne jest, aby znaleźć partnerów na stanowisku dzielenia się pracą, których style pracy, nawyki, preferencje, standardy jakości i umiejętności komunikacyjne są kompatybilne i ściśle dopasowane. Niejednokrotnie korzystne może być wybranie przez pracowników własnych partnerów, aby zapewnić spełnienie tych warunków. Najczęściej dla pracodawców ważne jest znalezienie partnerów do dzielenia pracy o porównywalnym poziomie umiejętności, ale nadal istnieją możliwe korzyści, jeśli tego nie zrobią. Na przykład bardziej doświadczony pracownik może przeszkolić nowego pracownika w sytuacji dzielenia pracy. Kiedy tak się stanie, pracodawca może ograniczyć czas i pieniądze, które normalnie zajęłoby szkolenie nowego pracownika, jednocześnie płacąc mu niższą pensję niż weteranowi w tym czasie.
Pracownicy uczestniczący w podziale pracy dzielą swoje obowiązki na kilka różnych sposobów. Mogą dzielić pracę równomiernie lub podzielić ją na poszczególne zadania, które lepiej pasują do każdej osoby. Jeśli praca ma niepowiązane zadania, można je również podzielić. Tydzień pracy można podzielić na pół, a zmiany mogą być naprzemienne, dzięki czemu jeden pracownik pracuje trzy dni w tygodniu i dwa w następnym. Pracownicy współdzielący pracę muszą być w stanie koordynować swoje harmonogramy, aby mieć pewność, że ktoś jest zawsze w pracy, kiedy jest to wymagane.
ZALETY DZIELENIA PRACY
Wydawałoby się, że na dzieleniu pracy najwięcej zyskuje pracownik. Ten rodzaj układu pozwala pracownikowi pracować w niepełnym wymiarze godzin, aby spędzać więcej czasu z rodziną, uczęszczać do szkoły lub realizować inne osobiste zainteresowania. Młode matki odkrywają, że jest to sposób na kontynuowanie kariery zawodowej bez konieczności radzenia sobie ze stresem i poczuciem winy, które wiążą się z umieszczeniem ich dziecka w całodobowej opiece dziennej. Doświadczeni starsi pracownicy, którzy chcą trochę ograniczyć, jednocześnie kontynuując karierę zawodową, również czerpią korzyści z dzielenia pracy, podobnie jak pracownicy, którzy chcą korzystać z więcej niż jednej możliwości kariery w tym samym czasie. Ponadto pracownicy dzielenia pracy często uważają, że tego rodzaju rozwiązania pomagają im zmniejszyć stres związany z pracą i wypalenie.
Pomimo często zastraszającego charakteru i możliwości pomyłek, dzielenie pracy może być również postrzegane jako korzystne i pożądane dla właścicieli i menedżerów małych firm. Po pierwsze, istnieje prosta teoria, że dwóch lub więcej pojedynczych pracowników może wnieść do pracy większą różnorodność umiejętności niż jeden pracownik. W niektórych przypadkach dzielenie pracy może również prowadzić do wydłużenia dni pracy, a tym samym do większej produktywności bez konieczności płacenia pracownikom za nadgodziny. Pracodawcy mogą również poprosić osoby, które dzielą pracę, aby pracowały więcej w godzinach szczytu, eliminując w ten sposób kłopoty z zatrudnianiem i szkoleniem pracowników tymczasowych.
JAK ZAPEWNIĆ PŁYNNE DZIAŁANIE WSPÓLNEJ PRACY?
Pracownicy, którzy dzielą pracę, mają do dyspozycji cały arsenał zasobów umożliwiających komunikowanie się ze sobą i upewnianie się, że praca jest wykonywana. Zasoby te obejmują wiadomości e-mail, telefony i faksy, listy kontrolne i dzienniki dzienne.
Prawdopodobnie w najlepszym interesie właścicieli małych firm jest przeprowadzanie oceny wyników pracowników zaangażowanych w program dzielenia się pracą, aby upewnić się, że wszystko idzie gładko. Przeglądy te mogą być indywidualnymi ocenami każdego pracownika lub przybrać formę przeglądu zespołowego. Jeśli jedna osoba dźwiga ciężar zespołu, a druga nie wykonuje swojego sprawiedliwego udziału, do kierownictwa należy decyzja, czy jest to tylko odosobniony problem z tym konkretnym zespołem, czy też program dzielenia się pracą nie jest udany dla ich firmy.
Jeśli dojdzie do spotkania, które jest istotne dla pracy, pracownicy i kierownictwo muszą zdecydować, czy obaj pracownicy powinni wziąć udział, czy tylko jeden. Często pomaga, jeśli pracownicy dzielący pracę, którzy pracują w te same dni, są w stanie nakładać się na swoje harmonogramy w celu interakcji i utrzymania sprawnego działania.
Świadczenia dla pracowników uczestniczących w podziale pracy mogą być obsługiwane na wiele różnych sposobów. W zależności od konkretnej sytuacji pracownik może otrzymać pełne lub częściowe świadczenia. Świadczenia takie jak ubezpieczenie i plany emerytalne są łatwiejsze do wynegocjowania i często są proporcjonalne. Urlop, dni osobiste i chorobowe, a nawet wynagrodzenie mogą być również proporcjonalne do ilości czasu, jaki każdy pracownik spędza w pracy. Jak wspomniano powyżej, wszystkie te kwestie powinny zostać rozstrzygnięte i uzgodnione przez wszystkie strony przed wdrożeniem programu dzielenia się pracą. Sugerowany jest przewodnik lub formalna umowa, aby upewnić się, że wszyscy zaangażowani rozumieją te kwestie. Zazwyczaj podział pracy skutkuje niewielkim wzrostem kosztów świadczeń, głównie objętych ustawowymi świadczeniami, takimi jak ubezpieczenie społeczne i podatki od zatrudnienia. Właściciele małych firm muszą zadecydować, czy zakładany wzrost produktywności wystarczy, aby zrekompensować te koszty. Ponieważ osoby dzielące pracę pracują mniej godzin niż typowi pracownicy, wynagrodzenie za nadgodziny rzadko stanowi problem w tego typu sytuacjach.
BIBLIOGRAFIA
Arndta, Michaela. „Rodzina, która się odwraca” Tydzień biznesu . 17 kwietnia 2006 r.
Hirschmana, Carolyn. „Dziel się i dziel na równi: dzielenie się pracą może zwiększyć wydajność i pomóc zatrzymać kluczowych pracowników, ale nie może działać efektywnie bez pomocy HR”. HRMagazyn . wrzesień 2005.
„Podział pracy: jeden sposób na utrzymanie cenionych pracowników”. Zarządzanie planami świadczeń . Styczeń 2006.
