Wszyscy tam byliśmy: marnowaliśmy cenny czas na spotkaniu, które zmierza donikąd szybko.
Przyczyn takiego stanu rzeczy jest wiele, ale często sprowadza się to do braku przygotowania. Pomyśl o tym: możesz wysłać plan z wyprzedzeniem, możesz zapewnić wszystkie zasoby potrzebne Twojemu zespołowi do produktywnego spotkania , ale nie przyniesie to nic dobrego, jeśli ludzie nie poświęcą czasu na przejrzenie i przemyślenie rzeczy z wyprzedzeniem.
Pomysł, aby Twoi ludzie dobrze się przygotowali przed każdym spotkaniem, jest świetny, ale bądźmy szczerzy: to się po prostu nie wydarzy.
I to właśnie sprawia, że poniższa taktyka zmienia zasady gry.
Taktyka Bezosa: zacznij od milczenia
Po raz pierwszy dowiedziałem się o tej metodzie od założyciela i dyrektora generalnego Amazon, Jeffa Bezosa, w krótkim czasie szeroko zakrojony wywiad wydał kilka lat temu.
Lubię to nazywać: cichy start.
Jak to działa?
W pierwszych protokołach niektórych spotkań, zanim rozpocznie się jakakolwiek dyskusja, Bezos i jego zespół kierowników wyższego szczebla czytali wydrukowane notatki w całkowitym milczeniu. (Wiadomo, że notatki mają do sześciu stron, a cichy start może trwać nawet 30 minut.) W tym czasie moderator i uczestnicy przeglądają. Robią notatki na marginesach.
Ale co najważniejsze, oni myśleć.
„Dla nowych pracowników to dziwne początkowe doświadczenie”, mówi Bezos. „Oni po prostu nie są przyzwyczajeni do siedzenia w ciszy w pokoju i robienia nauki z grupą kierowników”.
Bezos mówi, że to ćwiczenie społeczności ma wspaniały cel: zapewnia niepodzielną uwagę wszystkich obecnych. Ponadto pomaga lepiej przygotować osoby, które prowadzą takie dyskusje – ze względu na umiejętności i skoncentrowane myśli potrzebne do zestawienia tych notatek.
„Cięższe jest napisanie pełnych zdań” – wyjaśnia słynny założyciel. – Mają czasowniki. Paragrafy zawierają zdania tematyczne. Nie ma sposobu, aby napisać sześciostronicową notatkę o narracji i nie mieć jasnego myślenia”.
Jeśli obawiasz się, że rozpoczęcie spotkania od dłuższego czasu milczenia przyniesie efekt przeciwny do zamierzonego, zapewniam Cię, że tak nie jest. Stosowałem tę metodę na moich własnych spotkaniach i faktycznie oszczędza czas na dłuższą metę. Fundament spotkań jest kładziony w czasie rzeczywistym, rozpoczynając wszystkich, no cóż, na tej samej stronie. Jeśli początkowa notatka zostanie sporządzona prawidłowo, zapewnia prawdziwy kierunek i pomaga zmniejszyć nieporozumienia.
Ale co najważniejsze, cichy start daje Twoim ludziom to, czego najbardziej potrzebują, aby wykonywać swoją najlepszą pracę:
Czas.
Skupione myślenie i głęboka refleksja mogą prowadzić do głębokich odkryć. Problem polega na tym, że przy pełnych skrzynkach odbiorczych i przepełnionych kalendarzach wielu po prostu nie poświęca czasu na to cenne ćwiczenie.
Jednak ta niewielka, kilkuminutowa inwestycja może przynieść ogromne korzyści – w postaci bardziej znaczącej dyskusji i inspirującej współpracy. Może przekształcić spotkania z bolesnego i koniecznego zła w bardziej otwartą, przyjemną, produktywną wymianę – miejsce, w którym rodzą się lub udoskonalają wspaniałe pomysły.
Czy chciałbyś to zaoferować? Twój zespół czy organizacja?
capricorn woman scorpio man soulmates
Wtedy możesz rozważyć ciche rozpoczęcie niektórych z nadchodzących spotkań.
