Jestem pracownikiem zdalnym od około trzech lat i nauczyłem się, jak być produktywnym, gdy jestem w domu, a także jak zarządzać zdalnymi zespołami jako założyciel firmy. Ale będę szczery — dużo czasu zajęło mi wymyślenie, jak sprawić, by praca zdalna była skuteczna. Byłem tak przyzwyczajony do tego, że na każdym kroku przerywano mi komunikację w czasie rzeczywistym i e-maile, po prostu założyłem, że tak właśnie jest dla wszystkich.
Kiedy pracowałem sam i cały czas zacząłem diagnozować problem z przerwami, odkryłem, że większość mojego bezproduktywnego czasu spędzałem na dawaniu i zbieraniu aktualizacji statusu od wszystkich, z którymi pracowałem. Im mniej poinformowani ludzie – zwłaszcza ludzie na stanowiskach kierowniczych – o tym, co robię, tym więcej e-maili, sms-ów i wiadomości na czacie wysyłali do mnie. Niektórzy liderzy są w porządku, że nie są w pętli, ale niektórzy się denerwują, jeśli nie mają od ciebie wiadomości co drugą godzinę. Dla wszystkich była to strata czasu.
Wprowadziłem więc jedną zmianę, która miała duży wpływ. W każdy poniedziałek rano zacząłem wysyłać e-maile z tematem „Mój plan na tydzień”. W tym e-mailu powiem odbiorcom dokładnie, jakie mam plany na tydzień i zapytam, czy mają jakieś pytania lub jakiekolwiek zmiany, które chcieliby wprowadzić do moich priorytetów.
To wygląda tak:
Cześć wszystkim -- Moim priorytetem w tym tygodniu będzie skupienie się na publikowaniu postów na blogu oraz finalizowaniu naszego planu marketingowego i partnerskiego.
Oto kilka działań, nad którymi będę pracować:
Opublikuj artykuł „Wytyczne dotyczące pracy z domu” w intranecie.
Utwórz szkic planu marketingowego, o którym rozmawialiśmy w zeszłym tygodniu, z zamiarem uzyskania akceptacji do końca tego tygodnia.
W tym tygodniu mam kilka spotkań z naszymi partnerami. Wyślę podsumowanie tych dyskusji.
Dziękuję Ci! Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz zobaczyć zmiany w moim priorytecie, daj mi znać.
Dziękuję Ci!
-- Robbie
W zależności od zajęć w tym tygodniu dołączyłbym również sekcję „co ukończyłem w zeszłym tygodniu”. Ta sekcja wygląda tak:
W zeszłym tygodniu udało mi się opublikować zdalny post na blogu, porozmawiać z trzema naszymi partnerami i skończyłem dobry szkic naszego planu marketingowego, o którym rozmawialiśmy w zeszłym tygodniu. Miałem nadzieję, że plan marketingowy zostanie sfinalizowany, ale wciąż czekam, aż Suzy wróci z wakacji i omówię go z nią, gdy wróci w tym tygodniu.
Jest to przydatna wiadomość e-mail do wysłania klientom, ale jest również przydatna wewnętrznie. Jeśli jesteś założycielem lub dyrektorem generalnym firmy, Twój e-mail do pracowników będzie wyglądał tak:
Cześć wszystkim -- Oto nasze priorytety i wskazówki na ten tydzień.
Musimy zwiększyć sprzedaż naszych nadmiernych zapasów. Czy zespół marketingowy może opracować plan sprzedaży wszystkich niewykorzystanych zapasów, które posiadamy w naszym magazynie? Jeśli nie sprzedamy go w ciągu 30 dni, będziemy musieli zutylizować zapasy.
Nasze kampanie e-mailowe radzą sobie świetnie. Zróbmy ich więcej. Przejdźmy od 1 e-maila tygodniowo do 2 e-maili tygodniowo.
Anuluj wszystkie niepotrzebne spotkania niezwiązane z celami sprzedażowymi na kolejne 30 dni. Jesteśmy w fazie kryzysu i chciałbym, abyśmy skupili się na poprawkach, które możemy wprowadzić. Wiem, że niektórzy z Was też mają ze mną ważne spotkania, ale jeśli nie jest to związane ze sprzedażą, proszę na razie przełożyć zaproszenie.
-- Robbie
Możesz również poprosić swój zespół o wysyłanie podobnych cotygodniowych aktualizacji na temat swoich osiągnięć i planów na nadchodzący tydzień.
Kiedy mój zespół i ja wysyłamy takie e-maile, klienci i koledzy z zespołu zwykle to uwielbiają. Zmniejsza ich niepokój i daje im lepszy wgląd w to, na czym skupia się każda osoba. Ponadto znacznie zmniejszają się przerwy, ponieważ odbiorca ma pewność, że jesteś na bieżąco i nie potrzebuje przypomnienia, aby przez cały czas pracować.
Ten jeden e-mail może zaoszczędzić Twojej firmie dużo czasu.
